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Berichte in Minuten statt Stunden – wie Sandra mit KI aus Zahlen automatisch Text erstellt

Sandra, 35, Büroangestellte, schreibt jede Woche denselben Bericht. Früher dauerte das zwei Stunden – heute generiert sie den Text in zehn Minuten: Die KI liest Tabellen/CSV, erkennt Trends und formuliert einen verständlichen Bericht mit Fazit und nächsten Schritten.

Problemstellung

Wiederkehrende Berichte kosten Zeit: Zahlen zusammentragen, Highlights finden, verständlich formulieren. Fehler schleichen sich leicht ein, Stil und Struktur variieren.

KI‑Lösung

Sandra lädt Zahlen (z. B. CSV/Excel) hoch oder fügt sie als Tabelle ein und übergibt Kontext: Zeitraum, Publikum, Ton (neutral/positiv), gewünschte Länge. Die KI:

  1. analysiert Kennzahlen (z. B. Umsatz, Tickets, Auslastung) und hebt Abweichungen hervor,
  2. erzeugt einen standardisierten Bericht (Überblick → Details → Maßnahmen),
  3. fügt Visualisierungs‑Hinweise ein (wo Charts sinnvoll wären),
  4. bietet Varianten an: Executive Summary, Detailbericht, E‑Mail‑Kurzfassung.

Beispiel‑Struktur

  • Executive Summary: Wichtigste Trends in 3–5 Sätzen.
  • Kennzahlen: Tabelle mit Vorwoche/Vormonat, %‑Änderungen.
  • Analyse: Gründe für Abweichungen, Risiken/Chancen.
  • Nächste Schritte: 2–3 konkrete To‑dos mit Verantwortlichen.

Ergebnis

Der wöchentliche Bericht ist in zehn Minuten fertig. Konsistente Qualität, weniger Tippfehler, klarer Fokus auf Entscheidungen statt Formatierung.

Vorteile

  • Tempo: 2 h → 10 min.
  • Standardisierung: einheitliche Struktur & Tonalität.
  • Transparenz: Hervorhebung von Abweichungen & Begründungen.

Grenzen

  • Datenqualität entscheidet: falsche Eingaben → falsche Schlüsse.
  • Sensible Inhalte prüfen (Compliance/DSGVO), Quell‑Sheets nicht unbeabsichtigt teilen.
  • Fachliche Freigabe bleibt nötig.

Verwandte Inhalte

  • Prompt: „Schreibe aus dieser Tabelle einen Wochenbericht – neutral, 250 Wörter, mit Maßnahmenliste.“
  • Leitfaden: „KI im Büro – Routineaufgaben automatisieren, Qualität sichern“.
  • Tools (Beispiele): ChatGPT, Notion AI, Google Sheets + Apps Script.

Fazit: KI verwandelt Zahlen schnell in klare Texte – verlässlich, nachvollziehbar und anpassbar. So bleibt Sandra mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Verwendete Tools

Notion AI ChatGPT

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